VENN GİYİM SANAYİ TİCARET LTD. ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN İMHA POLİTİKASI

İMHA POLİTİKASININ AMACI

 

 

İşbu Politika, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak işlenmiş olan kişisel verilerin Kanun’un 4, 5 ve 6. maddelerinde düzenlenen kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, kişisel verilerin Venn Giyim tarafından re’sen veya talep üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi usullerinin gösterilmesidir.

TANIMLAR

  • Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
  • Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
  • Başkan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını,
  • İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
  • Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
  • Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
  • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
  • Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
  • Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
  • Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
  • Yönetmelik : Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
  • Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Venn Giyim tarafından aşağıdaki ortamlarda KVK Kanunu hükümlerine ve ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

 

Elektronik ortamlar:

• CRM

• ENTİ

• E-Posta Kutusu

• Microsoft Office Programları

• Görüntü ve Ses Kayıt Cihazları 

 

Fiziksel ortamlar:

• Birim Dolapları

• Klasörler

• Arşiv 

 

SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Sarmaşık Giyim tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVK Kanunu ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

 

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

 

  1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
  2. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
  3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Sarmaşık Giyim’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
  4. Kişisel verilerin Sarmaşık Giyim’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
  5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
  6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

 

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Sarmaşık Giyim tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

 

  1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
  4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  5. İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
  6. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

Sarmaşık Giyim, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz tarafından gerekli denetimler yapılmakta veya yaptırılmaktadır. Alınan teknik ve idari önlemlerin tamamı Kişisel Veri Politikası’nda özel olarak düzenlenmiştir.  İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Sarmaşık Giyim bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir, durumun düzeltilmesi için ivedi önlemleri derhal alır ve tedbirleri gözden geçirir.  

  1. Teknik Tedbirler:

  • Organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler dikkate alınarak bilgiye erişimi kontrol etmek ve yetkisiz erişimleri önlemek için ilgili tüm alanlarda yazılım ve donanın cihazları üzerinden log raporlaması ile gerekli güvenlik kontrollerini hayata geçirilmiştir
  • Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
  • İş birimi bazında belirlenen hukukî uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
  • Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
  • Alınan teknik tedbirler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek zorunlu teknolojik çözüm üretilmektedir.
  • Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
  • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir, kurum içi eğitimler yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
  • İhtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
  • Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.

  1. İdari Tedbirler: 

  • Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
  • İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Sarmaşık Giyim içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
  • Sarmaşık Giyim personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVK Kanunu ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Sarmaşık Giyim ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.
  • Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
  • Sarmaşık Giyim tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
  • İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
  • Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
  • Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
  • Sarmaşık Giyim, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVK Kanunu hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle Sarmaşık Giyim, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almalıdır. Yine Sarmaşık Giyim tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmelidir.

 

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

Sarmaşık Giyim ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. Sarmaşık Giyim tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır. 

Sarmaşık Giyim kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

 

  1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler

  1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak Venn Giyim aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:

 

  • Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır. 
  • Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır. 
  • Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir.
  • Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir. 

  1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi  

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

  • Fiziksel Yok Etme
  • Kağıt İmha Makinesi İle Yok Etme
  • De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.

 

  1.  Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Sarmaşık Giyim kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

• Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. Örnek: Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, TC Kimlik No vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanımlanmasının imkânsız hale geldiği bir veri setine dönüştürülmesi.

• Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. 

• Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, şirketin futbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 65 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde ‘Yaş:65’ yerine ‘Bilinmiyor’ yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.

 

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

Sarmaşık Giyim re’sen kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alacak ve uygulayacaktır. Ayrıca Yönetmelik’in 13üncü maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda Sarmaşık Giyim serbesti içinde olacaktır. 

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

Sarmaşık Giyim,  kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklar. Kişisel verilerin esas toplanma amacının veya varsa bu Politikada belirtilen ikincil işleme dayanağının ortadan kalkması halinde kişisel veriler EK-1’de belirtilen süreler boyunca saklanmaya devam edilebilir.

 

Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler EK-1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; Sarmaşık Giyim’in veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.

Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda Sarmaşık Giyim bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

SARMAŞIK GİYİM PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Sarmaşık Giyim’in periyodik imha süresi 6 aydır. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın EK-1’de yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Periyodik imha sürecinin takibi konusunda Sarmaşık Giyim verileri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak, süreç boyunca tüm idari ve teknik önlemleri almakla yükümlüdür.

PERSONEL

KVK Kanunu kapsamında Sarmaşık Giyim veri sorumlusu sıfatıyla Kişisel Verilerin Korunması konusunda gerekli personel eğitimlerini vermiş, imha süreçleri konusunda çalışanları ve sorumluları bilgilendirmiştir.    

Bu bağlamda her bir departman müdürü, departmanlardaki İlgili Kullanıcı’ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu işbu Politika ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman müdürleri belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Politika doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Bilgi İşlem Müdürü’ne raporlayacaktır. Bilgi İşlem Müdürü, tüm departman müdürlerinin denetim ve işlem raporlarını yapılan toplantılarda Yönetim Kurulu’na sunacaktır. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Bilgi İşlem Müdürü’nün de görüşü alındıktan Yönetim Kurulu’nun karar almasını müteakip alınan karar uygulamaya konulacaktır.

İLGİLİ KİŞİNİN BAŞVURUSU

İlgili kişi, KVK Kanunu’nun 13üncü maddesine ve Yönetmelik’in 12inci maddesine istinaden Kişisel Veri Politika’sının ekinde yer alan bir başvuru dilekçesi Sarmaşık Giyim’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. 

    1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
    2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
    3. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Sarmaşık Giyim aşağıdaki gerekçelerle veri sorumlusuna ait kişisel verinin silinmesini reddedebilir:

(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi. 

(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi. 

(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi. 

(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi. 

(5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması. 

(6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi. 

(7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması. 

(8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması. 

(9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması 

(10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması 

(11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması. 

Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 

Veri sahipleri bu bölümde yer alan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Kişisel Veri Politika’sının ekinde yer alan bir başvuru dilekçesini doldurup imzalayarak Sarmaşık Giyim’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir: 

(a) [email protected] e-posta adresine gönderecekleri bir e-posta, 

(b) Cumhuriyet Mah. Şile Otoyolu Adnan Menderes Cad. No:22-A/B Çekmeköy/İstanbul adresine şahsen veya noter vasıtasıyla gönderecekleri Başvuru Formu ile öğrenme hakkına sahiptirler.  

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

 

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Sarmaşık Giyim’in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir. 

Sarmaşık Giyim’in Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Sarmaşık Giyim, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Sarmaşık Giyim, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir. 

 

EKLER

EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri

KİŞİSEL VERİ İÇEREN İŞLEM VEYA SÜREÇ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Genel Kurul İşlemleri ve Şirket Hissedar Bilgileri

Şirket tüzel kişiliğinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Finansal Bilgiler

Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde

Mesleki Deneyim

Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde

Pazarlama Faaliyetleri

Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde

Sağlık Bilgisi

İş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde

Adli Sicil Kayıtları

İş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde

Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İletişim

Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Sözleşme İşlemleri

Sözleşme ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Kimlik Bilgileri

Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Risk Yönetim

Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İş başvuruları (olumsuz sonuçlanan)

Başvurunun olumsuz sonuçlanmasından itibaren 5 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Özlük dosyaları

İş akdinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İş Sağlığı ve Güvenliği uygulamaları

İş ilişkisinin sona ermesini takip eden 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Yönetim Kurulu ve Temsilci Bilgileri

Şirket tüzel kişiliğinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Ödeme İşlemleri/Muhasebe

İş ilişkisinin/ hukuki ilişkinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Personel Finansman Süreçleri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Eğitim kayıtlarının dosyalanması

İş akdinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Güvenlik Kamera Görüntüleri ve Ses Kayıtları

Görüntünün ve ses kaydının alındığı tarihten itibaren 40 gün

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgileri

Talep/Şikâyet kaydının yapılmasından itibaren 2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde